Otel Yazılımı Seçerken Sorulması Gereken 12 Güvenlik Sorusu

Neden sormalısınız?

Otel yazılımları misafir talepleri, mesajlar, fotoğraflar ve personel bilgileri gibi hassas veriler işler. Bir güvenlik açığı hem misafir güvenini hem de otelin itibarını zedeler; ayrıca KVKK kapsamında sorumluluk otelde kalır. Bkz. otellerde KVKK.

Aşağıdaki sorular herhangi bir yazılım sağlayıcısına sorulabilir. Cevapların net, yazılı ve teknik olarak tutarlı olması gerekir. "Güvenliğimiz üst düzey" gibi genel ifadeler cevap değildir.

Erişim ve kimlik

1. Herkesin kendi hesabı var mı?

Ortak şifreyle girilen sistemlerde kimin ne yaptığı bilinemez ve işten ayrılan kişinin erişimi kapatılamaz. Her personelin kendi hesabı ve PIN'i olmalıdır.

2. Yönetici girişlerinde iki adımlı doğrulama var mı?

Şifre çalınsa bile hesabın korunması için Authy veya Google Authenticator gibi bir uygulamayla ikinci adım şarttır. Kurtarma kodları da sunulmalıdır.

3. Hatalı denemelerde giriş kilitleniyor mu?

Kaba kuvvet (deneme yanılma) saldırılarına karşı belirli sayıda hatalı denemeden sonra giriş geçici olarak kilitlenmelidir.

4. İşlem kaydı tutuluyor mu?

Kim ne zaman giriş yaptı, hangi ayarı değiştirdi, kim hangi personeli ekledi? Bu kayıtlar hem güvenlik olaylarını incelemek hem de iç denetim için gereklidir.

Veri koruma

5. Bağlantı ve depolama şifreli mi?

Tüm trafik güncel TLS ile şifrelenmeli, veriler depolamada da şifrelenmelidir. Tarayıcıda adres çubuğundaki kilit işareti yalnızca bağlantıyı gösterir; depolamayı ayrıca sorun.

6. Misafir verisi üçüncü taraflarla paylaşılıyor mu?

Özellikle yapay zeka servisleri, analiz araçları ve reklam ağları. Misafir mesajlarının hangi servislere gittiğini yazılı olarak öğrenin.

7. Saklama süresi ayarlanabiliyor mu, silme otomatik mi?

Veriler süresiz tutulmamalıdır. Otel saklama süresini belirleyebilmeli ve süre dolan veriler otomatik silinmelidir.

8. Misafir oturumu nasıl sınırlanıyor?

QR veya bağlantıyla açılan misafir ekranları süreli olmalı, check-out'ta kapatılabilmeli ve fotoğrafı paylaşılan bir QR kod yenilenebilmelidir.

Süreklilik

9. Yedekleme ve geri dönüş nasıl?

Veritabanı ne sıklıkla yedekleniyor, ne kadar geriye dönülebiliyor? Bir hata durumunda belirli bir ana geri dönmek mümkün mü?

10. Erişilebilirlik taahhüdü ve takibi var mı?

Sistem çökerse resepsiyon ve misafir talepleri durur. Yüzde olarak bir erişilebilirlik taahhüdü, bunun bağımsız bir izleme ile takibi ve ihlalinde ne olacağı (örneğin ücret iadesi) sözleşmede yazmalıdır.

Sözleşme ve şeffaflık

11. Veri işleme sözleşmesi imzalanıyor mu?

KVKK kapsamında yazılım sağlayıcıyla, verilerin nasıl işleneceğini, güvenlik önlemlerini ve olay bildirimini düzenleyen bir sözleşme yapılmalıdır.

12. Güvenlik olayında bildirim ne kadar sürede yapılıyor?

Bir veri ihlali olduğunda sağlayıcının otele ne kadar sürede ve hangi bilgilerle bildirim yapacağı yazılı olmalıdır.

RoomAsistan'da nasıl?

Kendi cevaplarımızı da şeffafça paylaşalım:

• Herkesin kendi PIN'i veya şifresi var; yöneticilerde Authy / Google Authenticator ile iki adımlı doğrulama ve kurtarma kodları.
• Hatalı denemelerde giriş kilidi; giriş ve hassas işlemler için güvenlik kaydı.
• Bağlantı TLS ile şifreli; Cloudflare altyapısında çalışır.
• Misafirden ad, telefon veya hesap istenmez; misafir mesajları yapay zeka servislerine veya üçüncü taraflara gönderilmez.
• Saklama süresini otel belirler; süre dolan misafir mesajları, yorumları ve fotoğrafları otomatik silinir.
• QR oturumu süreli; check-out'ta tek tıkla kapanır.
• Talep üzerine SLA ve KVKK veri işleme sözleşmesi.

Ayrıntılar için güvenlik bölümümüze bakabilir ya da bize yazabilirsiniz.

Sonuç

İyi bir yazılım sağlayıcı bu soruları sormanızdan rahatsız olmaz; aksine net cevaplar verir. Cevapları yazılı alın, sözleşmeye yansıtın ve yılda bir gözden geçirin.